وحدة العطاءات و المشتريات

تعدُّ دائرة العطاءات والمشتريات جزءًا أساسيًّا ومتممًا لنشاط الإدارات الأخرى إذ من المستحيل أن تصل أي منشأة أو مؤسسة إلى أقصى إمكانيات النجاح دون نجاح إدارة العطاءات والمشتريات بها . وهذا لا يعني أن لكل إدارات العطاءات والمشتريات في كافة المشروعات أو المؤسسات نفس الأهمية والأثر ولكن يؤثر هذا بشكل واضح من مشروع إلى آخر ومن مؤسسة إلى أخرى، ويرتبط نجاحها بحجم المشروع وأهدافه والظروف الاقتصادية المحيطة والطريقة التي يعمل بها المشروع

مهام وحدة العطاءات و المشتريات :

استقبال طلبات العمليات الشرائية المحولة من كافة المديريات والفروع في المؤسسة.

عمل ارشفة على نظام الارشفة الى جميع الاوراق وجميع عملية الشراء

إعداد دعوة تقديم العروض للمباشرة بإجراءات الشراء.

عمل التقدير المالي للبنود الواردة في طلبات الشراء ليتم حجز المخصصات المالية لها.

إعداد أوامر الشراء ومتابعة توريد البنود المحالة على الشركة.

المشاركة في لجان الفنية لدراسة العروض المقدمة.

متابعة كافة أمور الكفالات المقدمة من الشركات بالتنسيق مع الدائرة المالية.

المشاركة في لجان الاستلام العطاءات والمشتريات المورد.

حفظ الوثائق والسجلات والمعاملات والفواتير .

مطابقة البنود الموردة وحسب الفواتير من قبل الشركات مع قرارات أوامر الشراء الصادرة عن وحدة العطاءات والمشتريات .

العمل على نظام المالي (GFMIS) من تحديد النفقات المالية من الموازنة العامة وحجز المخصصات المالية وعمل مستند التزام مالي وتحديد البند المصرف علية تعريف الموردين وادخال جميع بيانات الموردين وعمل فك حجز المخصصات المالي بعد التوريد للصرف الفواتير.

الرقابة والتدقيق على قرارات الإحالة والتوصية الفنية من حيث اختيار الأسعار والمنشأ وفترة التسليم واسم المادة ونوع الوحدة وعدد الوحدات ومناقشة الجهة الطالبة في البنود الموجود عليها تساؤل بتوصيات من رئيس الوحدة.

اهداف وحدة العطاءات و المشتريات

تدعيم أنواع النشاط المختلفة في المؤسسة بتحقيق التدفق المستمر للمشتريات

الشراء على أساس المنافسة: تتبع قوى العرض والطلب التي تتحكم في الأسعار ووفرة المواد المطلوبة التي تؤثر في الأسعار , أما الشراء السليم فهذا يتطلب البحث المستمر الذي يحقق تجميع المعلومات عن السعر ، الجودة والخدمة , فالمشتري الذي يعمل في عالم المنافسة إذا دفع سعرا أعلى من منافسيه يصعب عليه أن يقف معهم على قدم المساواة ,والمشتري الذي يحصل على سلعه غالية الثمن في الوقت الذي كان فيه يستطيع أن يستبدلها بأخرى أرخص لا يقوم بالشراء السليم .

الإبقاء على المبالغ المستثمرة في المخزون أقل ما يمكن ، وتخصيص احتمال الخسارة التي يتعرض لها المخزون مثل قدم العهد، التحلل والسرقة وغيرها .

الوصول إلى أنسب مصادر للتوريد ,ويعدُّ هذا من أصعب الأهداف وخاصة إذا كانت بقية الإدارت تعتقد أن الشراء ينطوي على دفع المبالغ الكبيرة إلى إحدى مصادر التوريد فحسب .

تنمية العلاقات العامة مع مصادر التوريد حيث يمكن في ظل العلاقات الوثيقة التغلب على الكثير من العقبات التي لا بد وأن تظهر بين المشتري والمورد .في ظل العلاقات القوية بين الطرفين يقدم المّورد إلى المشتري الكثير من المعلومات المفيدة عن السلع الجديدة وعن الأسعار ويقدم أحسن الخدمات إلى عملائه المستديمين .

تحقيق التكامل الواضح بين إدارة العطاءات والمشتريات وغيرها من المديريات والفروع في المؤسسة , وهذا يعني عرض المعلومات الوفيرة التي أمكن تجميعها من الموردين لتفيد منها بقية المديريات والفروع ويتضمن هذا تفهم احتياجات المديريات والفروع الأخرى لكي نترجم هذه الاحتياجات إلى الموردين الخارجيين .ولمباشرة هذه المسؤوليات، فإنّ إدارة العطاءات والمشتريات هي مركز المعلومات عن مستلزمات اللوازم العملية الشرائية .

المحافظة على المال العام وضبط النفقات .

للإطلاع الكادر الإداري لوحدة العطاءات و المشتريات, يرجى الاختيار من القائمة أدناه ...